Asuite es un sistema de gestión empresarial multitenant completo que permite a múltiples empresas administrar su negocio desde una única plataforma inteligente. Nuestra plataforma integra gestión core de usuarios y permisos, inventario en tiempo real, punto de venta (POS), compras y ventas, facturación CFDI 4.0, e-commerce sincronizado, herramientas de inteligencia artificial y módulos de recursos humanos.
1. Alcance y datos que tratamos
Tratamos datos de registro y operación de la cuenta, como nombre, correo electrónico, identificadores de usuario, información de contacto y datos necesarios para operar los módulos contratados por cada empresa.
Dependiendo del uso de Asuite, también se procesan datos transaccionales de inventario, ventas, compras, facturación electrónica, clientes y expedientes internos de operación para habilitar la gestión integral del negocio.
2. Datos de usuario de Google a los que accedemos
Con tu autorización mediante OAuth, Asuite puede acceder a tu nombre, dirección de correo electrónico, identificador de cuenta de Google y credenciales de autorización (tokens OAuth). Si conectas Gmail, Asuite accede únicamente a la información necesaria para enviar, bajo tu instrucción, los mensajes que prepares en la plataforma, incluidos destinatarios, asunto, cuerpo y archivos adjuntos proporcionados para ese envío.
Asuite no lee, descarga ni analiza los mensajes de tu bandeja de entrada. Solicitamos solamente los permisos de Google necesarios para las funciones que eliges utilizar.
3. Cómo usamos los datos de Google
Usamos estos datos exclusivamente para autenticarte, vincular tu cuenta de Google con tu cuenta de Asuite, mostrarte qué cuenta está conectada, mantener la conexión autorizada y enviar correos por Gmail cuando tú o un usuario autorizado de tu organización lo solicite.
No usamos ni transferimos datos de usuario de Google para publicidad, elaboración de perfiles publicitarios, evaluación crediticia, venta de datos o para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial.
El uso de información recibida de las API de Google Workspace cumplirá con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
4. Uso de inteligencia artificial y separación de datos de Google
Asuite integra los siguientes proveedores de inteligencia artificial. Cada uno procesa información únicamente cuando se utiliza la función correspondiente:
- OpenAI API Platform: proveedor predeterminado del asistente de inteligencia artificial y de las funciones que generan análisis y contenido comercial, como datos y descripciones de productos, contenido para listados en marketplaces, páginas de aterrizaje y títulos de conteos de inventario.
- Anthropic: procesa las consultas de los asistentes que la empresa configura para utilizar sus modelos.
- Google (API de Gemini): lee los archivos de facturas de proveedores que el usuario carga para registrar compras. Solo opera cuando la empresa activa y configura esta integración.
Dependiendo de la función solicitada, estos proveedores pueden procesar información registrada directamente en Asuite, como ventas, productos, inventario, clientes, márgenes, compras y facturación. Esta información puede incluir datos comerciales y datos de contacto de clientes cuando sean necesarios para atender la consulta del usuario.
Los datos que procesa la inteligencia artificial provienen de la información introducida o generada dentro de Asuite y no de las API de Google Workspace. Asuite no transfiere a OpenAI, Anthropic, Google ni a ningún otro proveedor de inteligencia artificial tokens OAuth, datos obtenidos de Gmail, direcciones de correo obtenidas mediante las API de Google, contenido o metadatos de mensajes, ni datos sin procesar, agregados, anonimizados o derivados recibidos de las API de Google Workspace. El uso de la API de Gemini para leer facturas es independiente de la integración con Gmail y no recibe ningún dato de ella.
Estos proveedores actúan como encargados del procesamiento y solo reciben la información necesaria para proporcionar la funcionalidad de IA solicitada. Asuite no autoriza que la información enviada mediante estas integraciones se utilice para crear, entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial de uso general.
5. Con quién compartimos o divulgamos datos de Google
No vendemos datos de usuario de Google. Solo podemos compartirlos o divulgarlos en los siguientes casos:
- Google LLC: los datos del mensaje se transmiten a la API de Gmail para ejecutar el envío solicitado por el usuario.
- Proveedores de infraestructura, alojamiento y base de datos: únicamente cuando sea necesario para operar Asuite. Actúan como encargados del tratamiento, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad, acceso limitado y eliminación de datos.
- Autoridades competentes: cuando una obligación legal válida lo exija o sea necesario para proteger la seguridad, prevenir fraude o investigar abusos.
- Una entidad sucesora: en una fusión, adquisición o venta de activos, únicamente con el consentimiento previo y explícito del usuario cuando así lo exijan las políticas de Google.
Nuestro personal o contratistas no acceden al contenido de los mensajes, salvo con tu consentimiento afirmativo para atender un caso específico, cuando sea indispensable para investigar un incidente de seguridad o abuso, o cuando la ley lo requiera.
6. Protección de datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y acordes con la sensibilidad de los datos, entre ellas cifrado en tránsito mediante TLS y cifrado en reposo; almacenamiento protegido de tokens OAuth; controles de acceso basados en roles y principio de mínimo privilegio; autenticación reforzada para accesos administrativos; registro y monitoreo de eventos de seguridad; copias de seguridad protegidas; revisión periódica de accesos; y procedimientos de respuesta ante incidentes.
Limitamos el acceso a datos sensibles al personal y proveedores que lo necesitan para operar o proteger el servicio, y les exigimos deberes de confidencialidad.
7. Conservación y eliminación de datos de Google
Conservamos los identificadores de cuenta de Google y los tokens OAuth solo mientras la integración permanezca activa y sean necesarios para prestar la función solicitada. El contenido de los mensajes se procesa para realizar el envío y no se conserva como una copia independiente después de que la API de Gmail acepta o rechaza la solicitud. Podemos conservar durante un máximo de 90 días registros técnicos con la fecha, el estado del envío y los identificadores necesarios para seguridad y diagnóstico, pero no el cuerpo ni los archivos adjuntos del mensaje.
Cuando desconectas Google, eliminas tu cuenta de Asuite o solicitas la eliminación, revocamos o eliminamos los tokens OAuth y los datos de Google asociados de los sistemas activos en un plazo máximo de 30 días. Las copias residuales en respaldos protegidos se eliminan conforme a su ciclo de rotación, en un plazo máximo de 90 días, y no se usan para ningún otro fin.
Podremos conservar información mínima por más tiempo solo cuando exista una obligación legal, para resolver disputas o prevenir fraude y abuso; en tal caso se aislará, se limitará su acceso y se eliminará cuando termine dicha obligación.
8. Control, revocación y solicitudes de eliminación
Puedes revocar en cualquier momento el acceso concedido a Asuite desde la configuración de conexiones de tu cuenta de Google. La revocación deshabilita las funciones dependientes de Gmail, pero no sustituye una solicitud de eliminación de los datos que ya se encuentren en Asuite.
Para solicitar acceso, corrección o eliminación de tus datos, utiliza el canal de soporte dentro de tu cuenta de Asuite o el formulario de contacto e indica la dirección de Google vinculada. Verificaremos tu identidad antes de procesar la solicitud.
9. Cambios a esta política
Actualizaremos esta política cuando cambien nuestras prácticas de tratamiento. Publicaremos la versión vigente y su fecha de actualización en esta página y, si un cambio modifica de forma material el uso de datos de Google, proporcionaremos un aviso destacado y solicitaremos consentimiento cuando corresponda.